Чем заменить Trello в России: обзор альтернатив и критерии выбора

Знакомая ситуация: в Trello живёт десяток досок с карточками, чек-листами и комментариями, а работать с ним из России стало неудобно. Доступ, оплата и поддержка превращаются в отдельную задачу, и хочется перенести всё быстро, не потеряв структуру. Ниже мы разберём критерии выбора и сравним четыре сервиса: Synqo, Kaiten, Yandex Tracker и OTask. Сведения о трёх последних взяты из их открытых страниц, ссылки рядом с утверждениями. Продукты мы сами не тестировали, поэтому «удобство» не оцениваем: его проверяют на пилоте.

Почему команды ищут замену Trello

Причины обычно практические: сложности с доступом и оплатой зарубежного сервиса, желание работать с российским поставщиком и понятной поддержкой. Но при переезде важнее другое: что именно вы не готовы потерять. Обычно это три вещи:

• структура (проекты, доски, колонки, карточки);

• роли, то есть кто может двигать задачи, а кто только смотрит;

• накопленное содержимое: чек-листы, комментарии, файлы.

Эти три пункта и станут основой критериев.

Какие критерии важны при выборе альтернативы

1. Структура проектов и досок. Можно ли держать несколько досок в одном проекте и как это называется в сервисе.

2. Роли и права доступа. Есть ли гость, на каком уровне выдаются права (проект, доска, поле карточки).

3. Импорт. Поддерживается ли Trello, в каком формате, что переносится.

4. Тарифные ограничения. Число участников, гостей, проектов, файлов. Актуальные условия Synqo смотрите на странице тарифов Synqo.

Удобство интерфейса в этот список сознательно не входит: его нельзя честно оценить по описанию.

Обзор альтернатив

Ниже сводка по подтверждённым данным.

Synqo. Карточка поддерживает описание, сроки, исполнителей, приоритеты, метки, чек-листы, комментарии, файлы и историю изменений; колонки можно создавать, переименовывать и перемещать. Права определяются проектом. Подробнее в разделе возможности Synqo. Ограничение: точечного доступа к отдельным карточкам нет, а лимиты зависят от тарифа.

Kaiten. Одну доску можно разместить в нескольких пространствах, а права при пересечении групп складываются до максимальных (источник). Есть кастомные роли и доступ до уровня полей карточек (источник). Перенос задач и файлов заявлен бесплатным на любом тарифе (источник). Лимиты Старта: тарифы Kaiten.

Yandex Tracker. Лимитов на проекты нет, пользователи ограничены оплаченными лицензиями; есть диаграмма Ганта и инструмент миграции (источник). Это скорее система процессов, чем простая доска, но для небольших команд, которым нужен только канбан, это лишь наблюдение, а не оценка. Что именно переносит инструмент миграции, в источниках не подтверждено, уточните у сервиса.

OTask. Досок неограниченно (источник), пять стандартных ролей фиксированы, а пользовательские создаются без ограничений (источник). Импорт через CSV, ручной перенос через поддержку (тарифы). Поддержка прямого импорта из Trello в источниках не подтверждена.

Пример 1: сравнение структуры на команде из восьми человек

Допустим, восемь человек ведут два направления: «Сайт» и «Контент». В Trello это шесть досок. Что делает команда: записывает, как каждая доска ляжет в целевой сервис.

• В Synqo создаются два проекта, внутри каждого несколько досок; одна доска в двух проектах не живёт.

• В Kaiten это два пространства; общая доска «Релизы» может стоять в обоих.

• В OTask два проекта с досками внутри.

Критерий решения: нужна ли общая доска сразу для двух направлений. Если да, это аргумент в пользу Kaiten; если нет, структура у всех сопоставима, и решает пилот. Проверить результат просто: после раскладки ни одна из шести досок не должна остаться «без дома».

Роли и доступ: правило проверки перед переходом

В Synqo права выдаются на уровне проекта. Гость видит доступные задачи и комментирует, но не создаёт, не меняет и не двигает задачи и колонки. Доступ к другим приватным проектам гость автоматически не получает. Роли «проверяющий» и «ответственный» системой не заданы: это договорённость команды, её лучше записать в описании проекта.

Практическое правило: выпишите трёх реальных людей (сотрудник, подрядчик, заказчик), для каждого сформулируйте, что ему разрешено, и проверьте это в тестовом проекте. Если подрядчику нужна одна карточка, а не весь проект, в Synqo придётся выделять для него отдельный проект.

Как перенести данные из Trello

Импорт в Synqo работает по JSON-файлу Trello и создаёт новый приватный проект с досками; с существующим проектом данные не объединяются. Скачивание вложений зависит от тарифа, на бесплатном плане недоступно, и для него могут понадобиться API-данные.

Пример 2: перенос одной доски

Менеджер экспортирует доску «Сайт» в JSON и импортирует её в Synqo. Появляется новый проект. Дальше он проверяет по списку:

1. Колонки на месте и в том же порядке.

2. У пяти выбранных карточек совпадают описания, сроки и метки.

3. Чек-листы и комментарии перенесены.

4. Вложения: если тариф не позволяет их скачать при импорте, менеджер фиксирует, какие файлы нужно добавить вручную.

Если что-то не сошлось, он повторяет импорт на другой доске, а не правит проект вручную. Полный перенос любых данных заранее обещать нельзя: проверяйте формат и настройки на своих данных.

Как провести пилот и принять решение

Возьмите один-два живых проекта. Две недели работайте в новом сервисе всей командой, а не только руководитель. Фиксируйте три вещи:

• хватает ли лимитов тарифа на реальный объём задач, участников и файлов;

• сколько времени нужно новому человеку, чтобы разобраться в структуре без подсказок;

• не возникло ли ситуаций, когда роль не позволила сделать нужное.

Решение принимайте по этим записям. Ещё материалы о работе с досками ищите в блоге Synqo.

Итог

Замену Trello выбирают по структуре, ролям, импорту и тарифным лимитам, а не по впечатлению. Соберите таблицу под свою команду, проведите пилот на реальном проекте и только потом переносите остальное.

Как читать тарифные ограничения при сравнении

Тарифы сравнивают не по цене в целом, а по тому, какой лимит упрётся в вашу команду первым. Для этого выпишите четыре числа: сколько человек будет работать ежедневно, сколько внешних участников нужно (подрядчики, заказчики), сколько проектов и досок вы переносите, какой объём файлов лежит в Trello.

Затем сопоставьте их с подтверждёнными данными:

• Kaiten. На тарифе «Старт» заявлены до 15 лицензий, до 10 пространств, до 10 уникальных досок и до 15 гостей (источник). Для команды с шестью досками из примера выше лимит по доскам не мешает, а вот команде с двадцатью архивными досками придётся решать, что переносить. На бесплатном тарифе указаны до 5 участников и до 5 гостей (источник).

• OTask. Тарифы делятся по числу людей: «Базовый» до 2, «Плюс» до 30, «Бизнес» до 1000. Проектов везде неограниченно, а наблюдатели на «Базовом» не предусмотрены (источник). Если заказчик должен только читать, этот тариф для вас уже не подходит.

• Yandex Tracker. Лимитов на проекты нет, число пользователей равно числу оплаченных лицензий (источник). Значит, расходы растут с каждым добавленным человеком, и внешних участников тоже стоит считать заранее.

• Synqo. Лимиты участников, гостей, проектов, досок и файлов зависят от тарифа рабочего пространства. Конкретные значения смотрите на странице тарифов Synqo; здесь мы их не называем, чтобы не устаревать.

Отдельный вопрос — вложения. В Synqo их скачивание при импорте зависит от тарифа, поэтому объём файлов нужно учесть до переноса, а не после. Что происходит с файлами при переносе в других сервисах, мы разобрали только там, где есть подтверждение: Kaiten заявляет бесплатный перенос задач и файлов на любом тарифе.

Итоговая проверка простая: для каждого кандидата ответьте «да/нет» на вопрос «поместится ли наша команда через полгода, если добавится два-три человека и один внешний участник». Сервис, где ответ «нет» или «не знаем», отправляйте на уточнение до пилота.

Что делать с исключениями при переносе

После любого переноса остаётся хвост данных, которые не легли в новую структуру. Заранее заведите короткую процедуру, чтобы они не терялись.

Шаг 1. Составьте список исключений сразу после импорта. Сравните исходную доску и результат по трём признакам: количество колонок, количество карточек, наличие чек-листов и комментариев в выбранной выборке. Всё, что не совпало, записывайте в один список с указанием, где именно расхождение.

Шаг 2. Разделите расхождения на три группы.

• Потеря смысла: пропал чек-лист, комментарий с решением, срок. Такие случаи исправляют вручную сразу.

• Потеря удобства: изменился порядок, метки названы иначе. Исправляют в рабочем порядке.

• Потеря архива: старые вложения или закрытые карточки. Решают по необходимости, а не автоматически.

Шаг 3. Назначьте одного человека, который закрывает список. В Synqo нет системной роли «ответственный за перенос», это договорённость команды. Запишите фамилию и срок в описании нового проекта.

Шаг 4. Не работайте параллельно в двух системах дольше пилота. Если задачи дублируются в Trello и новом сервисе, через неделю никто не знает, какая версия актуальна. Назначьте дату, после которой старая доска только читается.

Учтите и особенности конкретных источников. Например, Kaiten в описании импорта из Trello указывает, что заархивированные целиком колонки перенести не получится, а архивные карточки — можно (источник). Для Synqo подобные нюансы формата нужно проверять на своём JSON-файле: подтверждённого списка исключений мы не приводим, поэтому включите в пилот доску с архивными колонками и посмотрите результат сами.

Учебная карточка решения: как зафиксировать выбор

Чтобы решение не превратилось в спор о вкусах, оформите его одной страницей. Ниже шаблон с условным примером; числа в нём придуманы для иллюстрации процедуры и не относятся к реальным тестам продуктов.

Условия. Команда из шести человек, два внешних участника (заказчик и дизайнер-подрядчик), четыре доски, в Trello вложения важны только на одной из них.

Критерии с весом «обязательно / желательно»:

• обязательно: внешний участник может смотреть и комментировать, но не двигать задачи;

• обязательно: импорт Trello без ручного переписывания карточек;

• желательно: несколько досок в одном проекте;

• желательно: лимиты покрывают рост на три человека.

Проверка. Для каждого кандидата в колонке «подтверждено источником» пишем факт, в колонке «проверить на пилоте» — вопрос. Например, для Synqo роль «гость» подтверждена (просмотр и комментарии без изменения задач), а для Yandex Tracker и OTask прямой перенос из Trello в источниках не назван, поэтому вопрос к сервису ставится до пилота.

Решение. Кандидат, не проходящий «обязательно», отсеивается. Из оставшихся выбирается тот, чей пилот дал меньше записей в списке исключений и меньше вопросов от новых участников. Если два варианта равны, побеждает тот, у которого понятнее тарифное ограничение на вашем горизонте планирования.

Сохраните эту страницу вместе со списком исключений: через полгода она объяснит, почему выбрали именно этот сервис и что тогда считали риском.

Как разобрать пилот по неделям

Пилот без расписания превращается в бесконечное «пробуем». Чтобы он дал основание для решения, разбейте его на этапы, у каждого из которых есть проверяемый выход.

Подготовка, 1–2 дня. Выберите проект средней сложности: с несколькими досками, чек-листами, комментариями и хотя бы одним внешним участником. Слишком простая доска ничего не покажет, слишком запутанная утонет в исключениях. Выгрузите её из Trello и сохраните исходный файл: это точка сравнения, к которой вы вернётесь при спорах.

Первая неделя: перенос и раскладка. Выполните импорт, составьте список исключений по процедуре выше и раздайте роли тестовым пользователям. Критерий завершения этапа: каждый участник пилота заходит в проект со своей ролью и делает три обычных для него действия. Сотрудник создаёт и двигает карточку, подрядчик оставляет комментарий, заказчик открывает нужную задачу. Всё, что не получилось, идёт в журнал с пометкой «ограничение роли» или «непонятный интерфейс». Это разные записи, и смешивать их нельзя: первая говорит о правах, вторая об обучении.

Вторая неделя: обычная работа. Команда ведёт реальные задачи только в новом сервисе. Договоритесь о практиках, которые не зависят от продукта: лимит задач «в работе» на человека, порядок согласования и короткий еженедельный обзор доски. Это договорённости команды, а не функции сервиса, поэтому не записывайте отсутствие или наличие такого лимита в минусы или плюсы продукта. Смотрите на другое: не приходится ли команде обходить структуру, например заводить лишнюю колонку под каждый частный случай.

Итоговая встреча, 30–40 минут. Разберите журнал и заполните страницу решения. Голосуйте не по общему впечатлению, а по обязательным критериям: прошёл или не прошёл. Затем сравните количество записей в журнале и число вопросов, которые задали новые участники.

Вопросы к сервисам, на которые нет ответа в открытых источниках

Часть сведений о продуктах мы подтвердить не смогли, и эти пробелы лучше превратить в письменные вопросы до пилота, а не выяснять на середине переезда:

• Yandex Tracker: какие именно сущности переносит инструмент миграции и можно ли загрузить экспорт Trello; как выглядят доски и колонки после переноса.

• OTask: есть ли прямой импорт из Trello или задачи придётся приводить к CSV; какие поля карточек этот формат сохраняет.

• Kaiten: как распределяются по пространствам несколько досок Trello при переносе, если их нужно разнести по разным доступам.

• Synqo: как в вашем JSON-файле выглядят архивные колонки и какие вложения доступны на выбранном тарифе.

Отправляйте вопросы одним письмом с приложенным обезличенным примером доски. Ответ поддержки без примера часто описывает идеальный случай, а не ваш. Запишите дату и формулировку ответа: если после переезда поведение окажется иным, у вас будет основание для разговора. Ответы, полученные устно, считайте непроверенными, пока не увидите результат на тестовых данных.

Не сравнивайте продукты по этим пробелам: отсутствие подтверждения в открытых источниках не означает отсутствие возможности, как и наоборот. Сервис с неполным ответом просто остаётся в списке «уточнить», а не получает штрафной балл.